Existe uma pergunta que resolve quase toda dúvida sobre o que pode ou não entrar num assistente de IA: esse dado é meu ou é de outra pessoa?
Se é de outra pessoa, não entra. Nome de cliente, CPF, telefone, o que um colega disse na reunião, o valor do contrato do fornecedor. Não importa se a ferramenta é a gratuita ou a que a empresa paga. O texto sai do seu computador, e a partir daí você não controla mais nada.
O problema é que a maioria das tarefas do dia a dia envolve exatamente esse tipo de dado. Corrigir um e-mail para um cliente. Resumir uma reunião com nomes. Responder uma reclamação. Se a regra fosse “não use IA quando houver dado de terceiro”, ela seria inútil.
A troca
A saída é simples: troque o dado por um marcador que diz o que ele era.
“O João da Silva, da Metalúrgica XYZ, reclamou que o pedido 4471 atrasou”
vira
“[CLIENTE], da [EMPRESA], reclamou que o pedido [NÚMERO] atrasou”
O assistente não precisa saber quem é o João para corrigir o tom da sua resposta, resumir a reunião ou organizar a ata. A resposta sai idêntica. Quando ela voltar, você troca os colchetes de volta, na mão, no seu computador.
Leva dois segundos. Depois de uma semana vira automático.
Por que colchetes, e não simplesmente apagar
Porque o assistente precisa saber que ali havia alguma coisa. “reclamou que o pedido atrasou” perde o sujeito; “[CLIENTE] reclamou que o pedido [NÚMERO] atrasou” mantém a estrutura da frase e o assistente responde com a mesma estrutura, deixando os marcadores no lugar para você preencher.
Onde isso não basta
Existem dados que não entram nem com colchete. Situação de saúde de alguém, avaliação de desempenho, salário, conflito entre pessoas. Não porque o marcador não funcione, mas porque a descrição em volta costuma identificar a pessoa mesmo sem o nome. “Um colega do financeiro que voltou de licença” é um nome, na prática, para quem conhece o setor.
Nesses casos a regra é outra: descreva a situação em termos genéricos, ou não use o assistente para isso.
Um teste
Antes de colar, leia o texto imaginando que ele vai ser publicado com o seu nome embaixo. Se alguma linha causaria problema, ela não entra. O resto, com os colchetes no lugar, pode ir.
A lista completa do que fica de fora está em O que nunca colar. E se a sua situação não se encaixa em nada disso, pergunte.