Para que serve
Cobrança costuma sair de dois jeitos: tão educada que o cliente nem percebe que é cobrança, ou tão dura que estraga a relação. A IA ajuda a achar o meio: dizer o que está em aberto, até quando e o que acontece a seguir, num tom que você assinaria.
Serve para o primeiro lembrete, para o segundo aviso e para propor um acordo. Os dados reais você coloca no final, depois de conferir o texto.
O pedido pronto
Preciso escrever um e-mail de cobrança para [CLIENTE].
Situação: a nota [NOTA], de [VALOR], venceu em [DATA DE VENCIMENTO].
Este é o [primeiro lembrete / segundo aviso / proposta de acordo].
Histórico em uma frase: [ex.: cliente antigo, sempre pagou em dia].
O que eu posso oferecer: [ex.: segunda via do boleto, parcelar em 2 vezes,
nada além de nova data].
O que eu NÃO posso oferecer: desconto, perdão de juros ou multa, prazo
diferente do que listei.
Escreva um e-mail curto que:
1. Diga logo no início o que está em aberto e desde quando.
2. Mantenha os colchetes como estão, para eu preencher depois.
3. Não ameace, não mencione consequência legal, cartório ou negativação.
4. Termine com o que o cliente deve fazer e até quando.Exemplo de uso
Uma loja de material de construção tem um cliente que comprou para uma obra e não pagou o boleto de 30 dias. É o primeiro atraso dele. No pedido, a situação fica “cliente de dois anos, primeiro atraso”, e o que se pode oferecer fica “segunda via com nova data, em até 7 dias”. A resposta volta com [CLIENTE], [VALOR] e [NOTA] no lugar; o nome e o número só entram no programa de e-mail, antes de enviar.
Como conferir a resposta
- Valor, data e número da nota estão certos? Confira contra o sistema, não contra a sua memória.
- A IA incluiu juros, multa ou percentual que você não informou? Corte. Número inventado em cobrança gera discussão e reclamação.
- Ela prometeu desconto ou prazo que não estava na lista? Corte também.
- O tom está firme sem constranger? O Código de Defesa do Consumidor (art. 42) proíbe expor o consumidor a ridículo, constrangimento ou ameaça na cobrança.
O erro clássico
Colar a planilha de inadimplentes inteira e pedir “um e-mail para cada um”. São nomes, valores e documentos de dezenas de pessoas indo para uma ferramenta de terceiro. Escreva um modelo com colchetes e preencha cada envio no seu próprio programa de e-mail ou no sistema da empresa.
Se você está ajudando alguém
Quem cobra há anos já sabe o que dizer; o difícil é o tom no dia em que o atraso irrita. Mostre que o pedido lista o que pode e o que não pode ser oferecido. É essa lista que impede o e-mail de prometer o que a empresa não vai cumprir.