Para que serve
Todo setor tem aquele procedimento que só uma pessoa sabe fazer. Quando ela sai de férias, para tudo. Documentar resolve, mas quem sabe fazer pula etapas ao escrever, porque para ela são óbvias.
A IA é boa em fazer o papel de quem nunca fez: ela pergunta o que faltou. Use isso.
O pedido pronto
Vou descrever um procedimento do meu trabalho do jeito que eu lembro.
Transforme em um passo a passo numerado, para alguém que nunca fez.
Depois, me faça até 5 perguntas sobre etapas que parecem estar
faltando ou que ficaram vagas (ex.: "o que a pessoa faz se der erro
no passo 3?").
O procedimento:
[DESCREVA COM SUAS PALAVRAS, sem se preocupar com ordem]Responda as perguntas dela e peça a versão final.
Como conferir a resposta
- Dê o passo a passo para alguém que nunca fez e peça para seguir sem te perguntar nada. Onde a pessoa travar, o texto está incompleto.
- Cada passo tem uma ação só? “Abra o sistema e cadastre o cliente” são dois passos.
- Tem o que fazer quando dá errado? Procedimento sem “se der erro” só funciona no dia bom.
O erro clássico
Aceitar o passo a passo bonito da primeira rodada e ignorar as perguntas. As perguntas são a parte útil. É ali que aparece o que só você sabia.
Se você está ajudando alguém
Grave a pessoa explicando o procedimento em voz alta (celular serve). Transcreva ou anote, e cole isso como “o procedimento”. Quem tem 20 anos de casa explica muito melhor falando do que digitando.